In-tend System
Mae atebion In-tend wedi'i seilio ar dechnoleg ‘cwmwl’ a ddyluniwyd i symleiddio a gwella'r broses gaffael, gan arbed amser ac ymdrech i brynwyr a chyflenwyr drwyddi draw. Mae'r system yn sicrhau cydymffurfiad â deddfwriaeth gaffael ac yn darparu cyfleoedd i leihau gwariant a rheoli risg mor effeithiol ac effeithlon â phosibl. Gellir cyflawni tryloywder ac atebolrwydd i'r lefel ofynnol, gyda'r system yn parhau i fod yn hyblyg i fodloni gofynion pob sefydliad unigol.
Gall In-tend hwyluso pob agwedd o’r broses gaffael a phrynu, gyda nifer o fodiwlau cydgysylltiedig ar gael i fodloni gofynion y defnyddiwr. Ar gyfer y mwyafrif, bydd modiwl e-dendro In-tend yn sail i'w system, ond gall eraill ganolbwyntio mwy ar reoli contractau, cyflenwyr a gweithgaredd ariannol. Mae'r holl wybodaeth yn y system yn ddiogel rhwng defnyddwyr, cyflenwyr, adrannau a sefydliadau gwahanol - mae cyfyngiadau'n sicrhau bod personél yn cynnal gweithgaredd sy'n berthnasol i'w swydd yn unig. Mae'r system yn cael ei chynnal yn ddiogel, heb unrhyw ofynion TG ar brynwyr na chyflenwyr.
Defnyddir In-tend gan gannoedd o sefydliadau yn y DU, Ewrop a ledled y byd. Mae’r defnyddwyr yn rhychwantu'r sectorau cyhoeddus, preifat a dielw, ochr yn ochr â sefydliadau rhyngwladol. Mae gan lawer ohonynt weithrediadau byd-eang datblygedig, tra bod eraill gyda angen prynu yn fach a lleol. Beth bynnag eich sector, lleoliad neu ofynion, mae gan In-tend system a fydd yn gweithio i chi.
Modiwl Tendro
Mae'r modiwl e-Dendro In-Tend yn darparu rheolaeth cyflawn ar unrhyw proses cyrchu. Beth bynnag y maint neu gymhlethdod, bydd y modiwl yn symleiddio'r gweithgaredd, yn gwthio cydymffurfiad â gofynion mewnol a deddfwriaethol, yn ogystal â sicrhau bod caffael mor dryloyw a theg â phosibl.
Mae'r modiwl yn reddfol ond eto yn gynhwysfawr; hyblyg a diogel. Gellir rheoli'r broses gyfan o'r dechrau i'r diwedd, gan gynnwys creu a chyhoeddi'r hysbyseb, rheoli a dosbarthu'r holl ddogfennau a ffurflenni gan brynwyr, hyd at gyflwyno cynigion/cynigion yn electronig gan gyflenwyr. Gellir asesu pob ymateb ar-lein neu ei werthuso'n gynhwysfawr o fewn y system, hyd at ddyfarnu'r prosiect a thrafod y contract sy'n dilyn o hynny.
Trwy gydol y broses, gellir rheoli'r holl gyfathrebu ac eglurhad ar-lein. Mae'r system yn dal yr holl weithgaredd sylweddol a gellir ei harchwilio â stamp amser-dyddiad, gyda meta data yn cael ei goladu trwy offer adrodd trylwyr ond syml.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Cyflawn. Rheoli unrhyw broses cyrchu o'r dechrau i'r diwedd
- Syml. Arweiniad cam wrth gam trwy gydol yr cyfnodau/li>
- Wedi'i safoni. Proses wedi'i gyrru gan wizzard trwy gamau perthnasol
- Amrywiol. Cyfluniadau hyblyg ar gyfer eich ffyrdd unigryw o weithio
- Awtomataidd. Hysbysiadau a gynhyrchir gan y system ar gyfer prynwyr a chyflenwyr
- Cydymffurfio. Cydymffurfiaeth orfodedig â deddfwriaeth gaffael berthnasol - UE, DU ac ati.
- Cyhoeddusrwydd. Mae hysbysiadau yn ymddangos ar borth cyflenwyr sydd wedi'u brandio, OJEU, Sell2UK, Contract Finder, neu wefannau eraill
- Arferion gorau. Defnyddio a gwthio arferion gorau a chydymffurfio gyda pholisïau a gweithdrefnau mewnol
- Storio. Rheoli dogfennau yn ddiderfyn, gyda fersiwn llawn a rheolyddion mynediad
- Strwythur. Awdurdod cyflawn ynghylch fformat a chwmpas y bidiau a'r cynigion
- Cyfnewid. Holiaduron electronig i reoli'r gwybodaeth a dderbynnir gan gyflenwyr
- Gwerthuso. Gwerthusiad electronig llawn o’r cynigion
Modiwl Arwerthiant
Mae'r modiwl e-Ocsiwn yn rhoi mwy o reolaeth i brynwyr dros eu gwariant. Gyda'r gallu i gynnwys cyflenwyr mewn cynigion gwrthdroi cystadleuol, mae hyn yn rhoi'r cyfle gorau i sicrhau bod bidiau mor gost-effeithiol â phosibl. Mae pris yn bwysig i dimau caffael mewn unrhyw ddiwydiant neu leoliad ac mae'r modiwl yn rhoi'r rheolaeth dros yr elfen hanfodol hon yn gadarn yn eich dwylo, gan roi hyder fod y pris a ddyfarnwyd yn derfynol yw'r cynnig gorau sydd ar gael mewn gwirionedd.
Gellir gynnal ocsiwn yn y system fel digwyddiadau ar wahân neu fel rhan o brosiect gyda aml-gamau. Gellir rhedeg arwerthiannau ar wahân trwy offeryn dewin i leihau ymdrech, tra gall arwerthiannau mwy manylach ffactorio mewn sawl cam a hefyd ffactorio mewn amrywiaeth o elfennau amrywiol a meini prawf gwerthuso.
Yn ogystal ag ocsiwn wedi ei gwrthdroi, gall defnyddwyr hyd yn oed gynnal ocswin ymlaen. Gall y rhain fod yn ddelfrydol pan fydd sefydliadau'n dymuno gwerthu unrhyw asedau, yn bosibl oherwydd caffael nwyddau newydd neu lle nad oes angen eitemau mwyach.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Rheolaeth. Rheolwch yr elfen gwario unrhyw gynnig neu cais
- Ystod. O beiros i barasetamol, trydan i amlenni
- Yn anhyblyg ond yn hyblyg. Cynigion yn seiliedig ar y paramedrau a'r rheolau, pob un wedi'i ddiffinio gan y defnyddiwr
- Tryloywder. Rheolaeth llawn dros welededd o’r holl wybodaeth yr ocsiwn
- Archwiliad. Gellir olrhain yn llawn yr holl weithgaredd a hanes pob cais
- Graffigol. Cynrychioliadau gweledol o gynnydd, cynilion a statws pob cais
- Amser go iawn. Diweddariadau drwyddi draw ar gyfer prynwyr a chyflenwyr, gyda diweddariadau e-bost awtomataidd
- Gwerthu. Mae ocsiwn ymlaen hefyd ar gael ar eich telerau
Modiwl Contract
Mae modiwl Rheoli Contractau In-tend yn offeryn hanfodol ar gyfer sicrhau goruchwyliaeth a pherfformiad contract effeithlon ac effeithiol. Mae rheoli contractau yn weithgaredd hanfodol sy'n cael ei anwybyddu'n rhy aml, gyda lle i sicrhau cydymffurfiaeth, lliniaru risg a cynyddu gwariant. Yn rhy aml, mae adnoddau'n cael eu gwastraffu ar gontractau nad ydyn nhw'n perfformio, mae costau heb eu rheoli, mae adnewyddu'n flêr neu'n di-drefn ac mae polisïau mewnol a deddfwriaethol yn cael eu gweithredu'n anghyson. Mae diffyg data a goruchwyliaeth yn golygu y gall y materion hyn fynd heb i neb sylwi. Mae'r modiwl Rheoli Contractau In-tend yn unioni'r heriau hyn, gan ddarparu rheolaeth amserol ac effeithiol ar gerrig milltir contract, cymhwyso polisïau mewnol ac allanol a rheolaeth effeithiol ac effeithlon o ddydd i ddydd.
Gan ddarparu cofnod o'r holl gontractau gyda gwybodaeth allweddol a rhybuddion awtomataidd, arbed a rheoli dogfennau yn ddiderfyn a rheolaeth dros fetrigau contract allweddol, mae'r modiwl rheoli contractau yn rhoi perfformiad contractau yn eich dwylo chi.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Ymwybyddiaeth. Gwelededd cyfan o holl wybodaeth y contract ar draws y sefydliad, gyda dangosyddion ddyddiadau a metrigau allweddol
- Canolog neu ddatganoledig.Perffaith ar gyfer rheoli contractau gan dîm canolog neu wedi'i ddatganoli i adrannau neu randdeiliaid
- Mawr neu Fach. Hyblyg i reoli contractau o unrhyw faint, cymhlethdod neu gwmpas
- Safon neu arferiad. Gellir dal ystod a maint diderfyn o wybodaeth
- Arwahanol neu dryloyw. Rheolaeth llawn dros welededd a thryloywder ar gyfer rheoli contractau sensitif a/neu contractau nad ydynt yn sensitif
- Rhybuddion. Nodiadau atgoffa trwy e-bost ar gyfer rheolwyr contract ac aelodau personel ar ddyddiadau a thasgau allweddol
- Monitro. Holiaduron / cardiau sgorio electronig ar gyfer metrigau fel perfformiad cyflenwyr, DPA, CLG a rheoli asedau
- Ymgysylltu. Cynnwys cyflenwyr mewn rheoli dogfennau, cwblhau holiaduron, adolygiadau perfformiad a chyflymu, i gyd ar eich telerau
- Goruchwylio. Monitro ffactorau risg trwy hyd y contract - gwariant, cyflawni, ac ati
- Cysondeb. Integreiddio â’r modiwl e-Dendro i wneud y mwyaf o gysondeb ac effeithlonrwydd
Rheolaeth Cyflenwyr
Mae modiwl Rheoli Cyflenwyr In-tend yn set gynhwysfawr o offerynau ar gyfer sicrhau eich bod yn gwneud y penderfyniadau gorau ac yn osgoi peryglon wrth ymgysylltu â chyflenwyr. Mae cyflenwyr effeithiol ac ymgysylltiedig yn rhan allweddol o'r broses gaffael wrth sicrhau gwerth am arian a'r canlyniad gorau posibl i'ch sefydliad. Mae cael yr offer gorau yn ei le yn hanfodol – mae’r modiwl yn sicrhau bod yr holl wybodaeth am gyflenwyr mewn un lle yn barod pryd mae ei angen arnoch, pryd a sut rydych chi ei eisiau’r gwybodaeth a gyda'ch cymeradwyaethau priodol. Mae'r system yn galluogi ymgysylltu â chyflenwyr I fod yn syml ac yn gynhwysfawr yn ôl yr angen. Mae hefyd yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei diweddaru, yn gyson ac yn gywir. Mae rheoli cyflenwyr sy'n defnyddio In-tend yn ychwanegu gwerth go iawn i'ch sefydliad.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Cynhwysfawr. Rheolaeth llwyr dros gwybodaeth resymegol eich cyflenwyr a'ch prosesau cofrestru
- Yn gyson. Yn rhoi yr un fersiwn o ddata a dogfennaeth cyflenwyr i'r holl randdeiliaid ac adrannau
- Coladu. Rheoli cofnodion cyflenwyr mewn un lleoliad - rhowch y gorau i fynd ar drywydd gwybodaeth wahanol mewn systemau hen neu mewnflwch-e-bost
- Unwaith. Dim mwy o gipio data dro ar ôl tro trwy'r broses gaffael - gofynnwch unwaith a byth eto
- Symlach. Cyfnewid cipio data achlysurol gyda phroses effeithlon a dibynadwy
- Cymeradwyaeth. Sicrhewch mai dim ond cyflenwyr cymwys a galluog sydd yn y broses
- Corffori. Adeiladu casgliad o gyflenwyr yn hawdd i ateb eich anghenion.
- Addasadwy neu anhyblyg. Ateb anghenion a galluoedd amrywiol y gwahanol gyflenwyr, neu safoni'r prosesau
- Gwerthuso. Enill gwybodaeth am berfformiad cyflenwyr i alluogi gweithredu'n effeithiol
- Cylch bywyd. Cofnodwch gwmpas a galluoedd eich cyflenwyr dros amser
- Perthynas. Cipio cyfathrebu mewn un lleoliad sydd yn hawdd ei gyrchu
Rheolaeth Ariannol
Mae'r modiwl Rheolaeth Ariannol In-tend yn ychwanegu gwerth at unrhyw strategaeth e-Gaffael o'r dechrau i'r diwedd. Gyda gweithwyr proffesiynol caffael yn brysur ac amser yn adnodd cyfyngedig, mae'n hanfodol bod dyblygu llwyth gwaith, gwirio gwybodaeth â llaw ac adrodd ar draws gwahanol systemau yn cael ei leihau, ond heb peryglu perfformiad.
Mae'r modiwl Rheolaeth Ariannol yn cynnwys meysydd fel Cynllunio Prosiect, e-Gofynion, e-Orchmynion, e-Gyflenwi ac e-anfonebu, ac mae’n sicrhau bod gan ddefnyddwyr o’r modiwl y’r holl ddata caffael mewn un lleoliad cyfleus. Mae hyn yn arbed llawer o amser i ddefnyddwyr, gan wella dibynadwyedd ar yr un pryd o ddata caffael. Gyda archebion a gorchmynion prynu yn cael eu cofnodi a'u rheoli yn y system, gellir cysylltu'r rhain ag ymarferion neu gontractau caffael. Mae hyn yn helpu ar gyfer gwell gwybodaeth fusnes trwy gydol y broses gaffael a phrynu. Gellir hwyluso lefelau amrywiol o awtomeiddio a gellir mewnforio gwybodaeth a'i hallforio I mewn ac allan o daenlenni. Gellir hefyd integreiddio'n llawn â systemau trydydd parti neu gall defnyddwyr ddefnyddio'r offer yn eu ffyrdd ei hunain ar gyfer ymofyn a chreu archebion prynu.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Lleoliad sengl. Storio a rheoli gwybodaeth ariannol a data gwario mewn un lleoliad
- Yn gyson. Cadwch gwybodaeth ariannol yn gyson ar draws lefelau
- Cynhwysfawr. Cipio gafael unrhyw wybodaeth gofynnol o fewn templedi unigryw
- Addasu. Cipio gafael gybodaeth sefydliad-benodol yn unig
- Adroddiad. Cynhyrchu adroddiadau unigryw ynghyd â'r holl ddata caffael
- Cydymffurfiaeth. Sicrhewch fod prosiectau'n cael eu creu o ymholiadau digyswllt yn unig
- Mewnforio. Cipio gafael gwybodaeth yn awtomatig oddi ar daenlenni
- Allforio. Lawrlwythwch gwybodaeth archebu i mewn i ddaenlenni
- Integreiddio. Hwyluso cyfnewid gwybodaeth yn llawn gyda systemau trydydd parti.
Hyfforddiant
Mae gan In-tend dîm ymroddedig a gwybodus o hyfforddwyr y system sydd nid yn unig yn gallu darparu hyfforddiant arbenigol ar bob un o'r modiwlau In-tend, ond sydd hefyd yn dangos y ffyrdd gorau o integreiddio'r system â'ch prosesau cyfredol.
Gellir ddarparu hyfforddiant yn eich safle, yn ein hystafell hyfforddiant pwrpasol neu drwy cyfarfod digidol ‘Webinar’ ar y we.
Mae gennym gyrsiau safonol ar gael sydd yn darparu hyfforddiant effeithiol ar bob agwedd o’r system, tra gellir hefyd gyflwyno sesiynau hyfforddi wedi'u ffurfio i fodloni gofynion unigol. Mae ystod o hyfforddiant bach maint elfen-benodol ar gael hefyd trwy gyfarfodydd digidol ar y we.
Mae sesiynau hyfforddi yn defnyddio cronfa data eich hun sy'n caniatáu cwblhau ymarferion pwrpasol o'r dechrau i'r diwedd mewn amgylchedd hyfforddi diogel ac ymroddedig.
Modiwl Dangosfwrdd
Mae yna lawer o offerynau gwerthfawr ar gael ar gyfer timau caffael ac mae e-gaffael yn un o'r rhai mwyaf hanfodol. Er bod offerynau arbenigol yn ei lle, mae prinder cronig o ddata yn parhau i fod mewn llawer o sefydliadau. Dyluniwyd y Dangosfwrdd In-tend i liniaru hyn trwy ddarparu'r darlun mawr - gyda data amser real graffigol o'r holl weithgaredd yn y system, mae'r Dangosfwrdd yn offeryn deallusrwydd busnes hanfodol ar gyfer nodi a deall y tueddiadau trosfwaol a manylion eich gweithgaredd caffael.
Mae'r Dangosfwrdd yn fodiwl deallusrwydd busnes ychwanegol i system e-Gaffael In-tend sydd yn sicrhau eich bod yn cael y data gorau posibl, ar gael ar unwaith ac ar flaenau eich bysedd
Mae dau opsiwn Dangosfwrdd ar gael i'n defnyddwyr - Safonol ac Uwchraddol. Mae siartiau safonol yn dangos y data allweddol sydd gan y sefydliad fel y gweithgaredd caffael ar hyn o bryd a'r dyddiadau cau sydd ar ddod. Os yw gwybodaeth yn cael ei gadw yn y system e-Gaffael, gall y Dangosfwrdd uwchraddol gynhyrchu siartiau ohono. Heb unrhyw gyfyngiad i'r meysydd a'r wybodaeth sy'n cael eu dal gan y system e-Gaffael, gall y Dangosfwrdd Premiwm ddangos unrhyw siartiau y gallwch chi eu dychmygu.
Nodweddion a buddion allweddol:
- Crynhoi. Gweld gwybodaeth allweddol o'r system e-Gaffael
- Adnabod. Tynnwch sylw at dueddiadau a phatrymau allweddol yn eich gweithgaredd
- Cam yn ol. Gweld y darlun mawr y gall dim ond meta data ei gyflwyno
- Dadansoddiad. Pori trwy siartiau ar gyfer y gronfa ddata gaffael sylfaenol
- Olrhain. Cadwch lygad ar y gweithgaredd sydd wedi'i ddatganoli i adrannau neu swyddfeydd eraill
- Arbed amser. Mae amser yn rhy werthfawr i'w wario ar gasglu gwybodaeth gwahanol
- Coladu. Cyfuno gwybodaeth o ffynonellau eraill - ERP, CRM, ac ati
- Amser real. Dim oedi o ran gwybodaeth - mae'r siartiau bob amser yn seiliedig ar y data diweddaraf
- Ehangu. Syml i staff, rheolwyr a rhanddeiliaid fel ei gilydd.
Gwasanaethau integreiddio
Oherwydd yr hyblygrwydd, effeithiolrwydd cost a’r gallu I integreiddio yn uniongyrchol â systemau allanol, mae In-tend yn aml yn cael ei ddewis dros atebion eraill. Bydd llawer yn defnyddio In-tend fel system arunig i ddod o hyd i a rheoli’r contractau y mae’r sefydliad yn eu caffael, ond mae yna rai sy’n dymuno symleiddio’r broses gaffael a gwella profiad cyffredinol y defnyddiwr. Gan ddefnyddio gwasanaethau gwe a pyrth RSS / XML, gall In-tend gysylltu ag unrhyw system allanol a gwthio a thynnu unrhyw ddata angenrheidiol. Mae hyn yn caniatau i'r sefydliad gwtogi ar yr amser a dreulir yn dyblygu cofnodion data, yn ogystal â sicrhau gostyngiad mewn gwall y defnyddwyr.
Integreiddio gyda’r Trydydd Parti
Mae In-tend yn gweithio gyda phob defnyddiwr i ddeall ei amcanion a bydd yn creu rhestr manwl a trylwyr i anylu ar gofynion a chanlyniad unrhyw fath o integreiddio.
Er enghraifft, roedd datblygiad diweddar yn gofyn am adeiladu gwasanaethau gwe i ganiatau tynnu data ymholiadau oddi ar system ERP sefydliad arbenig. Yn ychwanegol i’r data roedd angen ei dynnu i mewn i In-tend, roedd y system hefyd i’w datblygu i gadw ymholiadau mewn ardal ganolog cyn mynd ymlaen gyda’r broses cyrchu. Datblygwyd nodweddion newydd i ddal manylion bancio a chwmni (ar ôl dyfarnu contract), fel y gallai In-tend wedyn ddarparu'r wybodaeth hon yn ôl i'r system ERP, os oedd angen.
Mae gan ddefnyddwyr In-tend eraill hysbysebion tendr sy'n cael eu gwthio yn awtomatig o’r system In-tend i'w gwefannau corfforaeth, tra bod eraill yn derbyn allforion penodol er mwyn bwydo gwybodaeth I mewn I’w warysau data a/neu systemau adroddiad trydydd parti.
“The system, training and support from In-tend is excellent. A main advantage is that the system has a background and input from procurement professionals who know what the topical issues are. The team are very user-focused and willing to develop the system to meet ever changing needs. Our suppliers find the system quick and easy – we have never had any complaints. Support is great – in the early days we just called when we couldn’t find something, simple or complex. The same if it is a technical issue - In-tend deal with it promptly. We would endorse and recommend the system without hesitation.”
- Head of Procurement, National Health Service Trust
“The In-tend system has greatly aided our procurement, bringing greater transparency and efficiency. The functionality is practical and flexible, enabling us to control administration as appropriate to each procurement exercise. When assistance has been required, the support team have always been helpful and efficient.”
- Procurement Manager, Birmingham Airport